Dat je regelmatig een back-up moet maken van al je data, mag inmiddels duidelijk zijn. Maar hoe richt je je online back-up effectief in? Welke data neem je erin mee en welke niet? En wat is een ‘disaster recovery plan’ en moet je daar wat mee? Lees in dit blog waar je op moet letten bij het bepalen van je zakelijke back-up strategie.
Zo belangrijk is je online back-up
Je kunt op allerlei manieren je zakelijke data kwijtraken. Bijvoorbeeld door een ransomwareaanval of als een van je medewerkers een belangrijk bestand verwijdert. In zo’n geval kan je online back-up het verschil maken tussen weken downtime en binnen korte tijd weer aan de slag gaan. En hoe sneller je bedrijf weer up and running is, hoe sneller je door kunt met je bedrijfsvoering en hoe minder verlies je lijdt.
Kortom, je wil een online back-up strategie maken, waarin je vastlegt welke data je beschermt, hoe vaak je back-upt en hoe je je data herstelt in geval van ellende (je ‘disaster recovery plan’).
Hoe maak je een online back-up strategie?
Je start met je doel: waarschijnlijk zet je je back-up in zodat er bij gegevensverlies, beschadiging of diefstal een minimale hoeveelheid bedrijfsdata verloren gaat en je (belangrijke) gegevens snel beschikbaar zijn. Welke data je beschermt, hangt af van wat belangrijk is voor jou; je kan ervoor kiezen bepaalde delen niet op te nemen in je back-up.
Welke data neem je mee in de online back-up?
Bedenk allereerst welke data je wil beschermen: welke data is onmisbaar? Zijn dat je applicaties, configuraties, databases of wat anders?
Besteed ook aandacht aan de applicaties waarmee je werkt. Zijn er gegevens uit Teams of SharePoint die je echt niet kwijt kan raken?
Hierbij is het goed om in je achterhoofd te houden dat werken in de cloud niet betekent dat je data automatisch geback-upt wordt. In Microsoft zit überhaupt geen back-up functie, dat is ook iets om rekening mee te houden. Bij Yellow Spring zien we toch nog vaak dat data uit Microsoft niet wordt meegenomen bij het maken van de online back-up. Gevaarlijk, want zo kun je belangrijke gegevens uit je e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams definitief verliezen.
Hoe vaak maak je een zakelijke back-up?
Hoe vaak je aan back-up maakt van je zakelijke data is afhankelijk van een aantal factoren. Deze soorten back-up zijn er:
Volledige back-up
Bij een volledige back-up worden alle gegevens die op dat moment aanwezig zijn volledig gekopieerd.
Incrementele back-up
Alleen de gegevens die sinds de vorige back-up zijn gewijzigd, worden gekopieerd. Als er binnen een document wat is gewijzigd, wordt dus alleen de wijziging gekopieerd. Het voordeel hiervan ten opzichte van de volledige back-up is dat dit vele malen sneller gaat.
Differentiële back-up
Alleen de gegevens die sinds de laatste volledige back-up zijn gewijzigd en toegevoegd, worden gekopieerd. Als er binnen een document wat is gewijzigd, wordt het volledige document gekopieerd.
Je ‘disaster recovery plan’
Alles wat je bij de punten hierboven bedacht hebt, leg je vast in je disaster recovery plan. Hierin schrijf je onder andere wat voor jouw organisatie aanvaardbaar is qua verlies van data en de maximale hoeveelheid aanvaardbare downtime:
- Hoe recent moet je geback-upte data zijn (oftewel RPO, Recovery Point Objective)? Als je bijvoorbeeld niet meer dan 8 uur aan werk wilt missen, moet er om de 8 uur een back-up van je gegevens gemaakt worden.
- Hoe snel moet je data kunnen worden teruggehaald (RTO, Recovery Time Objective)? Dus hoe lang mag het duren voor je weer aan de slag bent? Wil je bijvoorbeeld binnen 3 uur weer aan de slag zijn, dan moet de back-up binnen 3 uur compleet hersteld kunnen worden. Ook hier zijn verschillende keuzes in te maken: wellicht is de ene applicatie bedrijf kritischer dan de andere applicatie. Hierbij raden we aan om een lijst op de stellen op basis van prioriteiten wat als eerste weer beschikbaar moet zijn en wat langer mag duren.
Tip: hou hierbij ook rekening met de eisen die je (cyber)verzekering stelt.
Wanneer je je disaster recovery plan klaar hebt, ben je een heel eind in het vergroten van de cybersecurity van je bedrijf. Hulp nodig bij het opstellen van je plan? Met onze back-up in de cloud heb je in één keer alles op een rijtje: wij bepalen dan in overleg met jou de best passende back-upstrategie.
