Als je een zorgorganisatie vol mensen-mensen bent, wil je een ICT-beheerder die meedenkt en die gewoon even bij je langskomt wanneer dat nodig is. De Rudolphstichting en Stichting Jeugddorp De Glind vonden dat in Yellow Spring. “ICT is voor ons een middel, het moet gewoon werken. Yellow Spring geeft ons goed, gericht advies en is altijd dichtbij om even snel te schakelen.”
Duidelijk aanbod, fysiek dichtbij en een jonge club
In 2023 besloten beide organisaties onder aanvoering van De Rudolphstichting: we gaan meer online werken. En dus werd het tijd om op zoek te gaan naar een ICT-partner die dat kon regelen. Na een Google-zoektocht en afspraken met verschillende ICT-bedrijven kwam Yellow Spring glansrijk naar voren als de ideale partner. “Dat zat vooral in de manier waarop ze hun diensten aanbieden,” vertelt programmamanager Strategie & Innovatie Herman van den Berkt. “We hebben om 3 redenen voor Yellow Spring gekozen.”
- “Vanaf de eerste presentatie was het aanbod al duidelijk en concreet. We wilden geen eindeloze mogelijkheden, want daarvoor weten we niet genoeg van ICT. We wilden juist heldere kaders en opties waaruit we konden kiezen. Die gaf Yellow Spring ons.”
- “Yellow Spring is fysiek dichtbij en kan veel bij ons langskomen, zodat het snel schakelen is. Dat is handig als je een zorgorganisatie bent waar veel mensen-mensen werken. Zij willen hun supportvraag niet mailen, maar willen juist face to face met iemand praten.”
- “En het sprak ons aan dat Yellow Spring een jonge club is met een stukje bewijsdrang. Het is geen gesetteld bedrijf waar wij een van de zoveel ergens op de lijst zijn. We willen graag dat er een stapje voor ons gelopen wordt en dat doen ze.”
De overstap naar online werken
Zo gingen ze de samenwerking aan en hielp Yellow Spring de Rudolphstichting eind 2023 met de overstap naar online werken. Het oude server-systeem werd vervangen door Office365, zodat medewerkers vlot en flexibel met elkaar kunnen samenwerken aan dezelfde bestanden. De basis infrastructuur werd onder de loep genomen: het wifinetwerk, de accesspoints en de netwerkkast zijn sindsdien weer helemaal up-to-date. Tegelijkertijd viel ook een tijdelijke verhuizing naar een ander pand en verbouwing van het huidige pand samen. Een flinke klus, waarbij Yellow Spring volgens Herman "proactief en flexibel samenwerkte met alle betrokken organisaties".
Uit Hermans verhaal blijkt dat de overstap soepel verliep. “Het was hard werken, maar het gaat goed. Na een eerste instructiemoment van Yellow Spring helpen de collega’s elkaar in het werken binnen de nieuwe omgeving en zo ontstaan er mooie dingen. Maar ook het lijntje met de helpdesk bij Yellow Spring is heel goed. We kunnen bellen of een supportticket indienen, maar als het nodig is, komt Remco gewoon even bij ons langs.”
ICT als ondersteuning aan de praktijk
Beide partijen steken de samenwerking praktisch in, vertelt Herman. “ICT is voor ons een middel: het moet ondersteunend zijn aan de praktijk en het moet gewoon werken.” Dus als er thema’s omhoog komen die de aandacht nodig hebben, gaan de partners met elkaar op ontdekkingstocht.
“We gaan dan samen kijken: wat werkt en wat niet? Nu denken we bijvoorbeeld na over de telefonie: hoe zorg je ervoor dat je bedrijfsdata goed beschermd is als medewerkers hun privételefoons gebruiken?” Die praktijkgerichte werkwijze, met onder andere regelmatig een floorwalk, wordt aangevuld met een dashboardmoment eens per kwartaal, waarin de Rudolphstichting en Yellow Spring samen kijken of ze nog op de goede koers zitten.
Echt contact
Tot slot: hoe ziet Herman de samenwerking met Yellow Spring? “Het fijnste vinden we dat we écht contact met elkaar hebben. We zijn geen klantje van de lijst: Yellow Spring denkt mee, geeft ons goed en gericht advies en komt over de vloer als dat nodig is. We kunnen echt een beroep op ze doen."
