Drie handelsnamen, 22 mailboxen en bestanden op allerlei plekken. Dat moet efficiënter kunnen, vond Gert Hardeman van webwinkel Masskas. Hij schakelde Yellow Spring in om de mail te structureren en bedrijfsdocumenten over te zetten naar een beveiligde werkplek in de cloud.
Van 22 naar 5 mailboxen
“Als je onder drie handelsnamen werkt, heb je een flink e-mailnetwerk,” vertelt Gert. “We hadden 22 mailboxen, waar alles onder viel: van persoonlijke accounts tot mailboxen voor de financiën en zakelijke contacten. Het kostte veel tijd om daar elke dag met z’n allen doorheen te gaan. Yellow Spring heeft aantal mailboxen voor ons teruggebracht naar vijf.”
De overstap naar de zakelijke cloud
De werkdocumenten van Masskas stonden op verschillende locaties; deze zette Yellow Spring over naar een online werkplek in de cloud. Zo zijn alle bestanden veilig. Teams, OneDrive, SharePoint en de mailboxen worden elke dag geback-upt. Plus: Gert en zijn collega’s kunnen nu tegelijkertijd in real time in de bestanden werken.
Merk je daar nou veel van, als je mail en je opslag onder handen worden genomen? Helemaal niet, zegt Gert. “Yellow Spring werkt op de achtergrond, zodat je gewoon je ding kunt blijven doen. Het migreren van bestanden doen ze bijvoorbeeld ‘s avonds, zodat je overdag door kunt werken. Dat was ook nodig, want als we niet bij onze bestanden kunnen kost dat ons tijd en omzet.”
Hij vervolgt: “Yellow Spring heeft het top geregeld voor ons. Ze logden om 12 uur ‘s avonds in om bestanden over te zetten en ‘s ochtends stond alles op de juiste plek. Zo konden we de volgende dag gelijk weer aan de slag!”
Security onder de loep
Yellow Spring nam ook de security onder de loep, zodat Masskas zich daar niet mee bezig hoefde te houden. Het resultaat: beheerde en beveiligde devices, zodat malware geen kans krijgt. Mailfilters die zó geconfigureerd zijn dat verkeerde e-mails en bijlagen sneller herkend worden. Multi-factor authenticatie op alle accounts en een strikte rechtenstructuur. En dat alles natuurlijk met een stuk ondersteuning voor de gebruikers.
Slimmer werken
Gert is blij dat hij de samenwerking met Yellow Spring is aangegaan. “Je weet bijvoorbeeld wel dat je mail beter ingericht kan worden, maar je neemt zelf niet de tijd om erin te duiken. Toen we met Matthijs en Bart in gesprek gingen, merkten we dat het écht efficiënter kon. Inmiddels hebben we veel meer overzicht, wat een stuk prettiger werkt.”
Slimmer werken dus; merken ze bij Masskas nog meer voordelen van de dienstverlening van Yellow Spring? “Wij hebben gemerkt dat we op jaarbasis €700,- tot €800,- besparen, alleen al omdat we minder mailboxen hebben. Dus ook in dat opzicht verdient deze samenwerking zichzelf helemaal terug.”
Let’s spark your cloud revolution
Ook aan de slag met jouw zakelijke cloudoplossing? We kijken graag met je mee naar een oplossing die werkt voor jou. Neem hieronder contact op.
